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なぜG Suite?

G Suiteは役に立つもの?
「GoogleのITソリューションを事業活動に活かす」といっても、「何のことかサッパリわからない・・・」という方は少なくないと思います。
ITは、日々の業務とは無縁のもののように思えるかも知れません。
しかし、人と関わる仕事をしていれば必ずコミュニケーションが発生します。関係者との連絡や職員同士の情報交換は常に必要となります。
資料や書類も少なからずあるでしょう。ただ本業が忙しくて、それらの整理には なかなか手がまわっていないかもしれません。
しかし、こうしたものを少しずつITに載せることで、あなたの仕事は徐々にシンプルなものになっていきます。

IT化を効率良く進めるためのツールです
ITを活用してみよう」と考え始めた時に、一体何から手を付ければ良いでしょうか?
Facebook、Twitter、ホームページ、ブログ、Evernote、Dropbox ・・・ 一体いくつ覚えれば良いのでしょう?
明確な目的がない限り、「そのようなものに時間やお金をかけている余裕などない」と考えるのが当然です。
そこで まずは1つだけ・・・、その最初に G Suite 採用することをお勧めします。
G Suiteには、メール、スケジューラ、ネットワークストレージ、ワープロや表計算ソフト、ホームページ、テレビ会議システムなどのIT化に必要な基本機能が一通り含まれています。
またこれらを、1人の責任者一元管理することが可能です。
もしも、個々人がバラバラにITを利用していたら、責任者は一体どうやってそれらを管理し安全性を確保できるでしょうか?
ITの一元管理は、規定やポリシーを策定し遵守するのと同じくらい、リスクヘッジに対する重要な要素です。
G Suiteには、こうした概念が最初から備わっているため、これを採用することでIT導入におけるリスクやコストを最低限に抑えることが可能です。

ITが苦手な方でも気軽に利用できます
G Suiteは、インターネットブラウザが動く環境さえご利用可能です。
パソコンにアプリケーションをインストールする必要はありません。
データは全てクラウド上に格納されるため、保存先を心配する必要もありません。
操作に一貫性があるため、初心者は多くことを覚えなくて直ぐに必要な作業に着手できます。
「ITで業務を改革しよう」とあまり気負わずに、まずは「メールを活用してみよう」「スケジュールを共有してみよう」から始めてみることをお勧めします。

情報共有の重要性
組織の中では、様々な役割を持った人間が働いています。
その人々の行動や成果物、アイデアを共有することで、業務の効率化が期待できます。
  • スケジュールを共有しましょう。
    Googleカレンダーに予定を書くだけで、いつでもご自身と同僚のスケジュールを確認することができるようになります。
    Googleスブレッドシートを使って、シフト表を作ることも可能です。
    これらはパソコンでもスマホでもご利用頂けます。
  • ノウハウや気付きを文書に残しましょう。
    その記録は他の職員の助けになるだけでなく、ご自身のナレッジデータベースとして後々まで役立つものとなります。
  • 社内文書はなるべく電子化しましょう。
    WordやExcelで作成した文書はクライド上に保存して一元管理しましょう。
    保管が必要な、あるいは頻繁に参照する
    紙の文書は、スキャナーで読み取っておくと良いでしょう。
    法人は
    長期に渡って存続するものです。その情報資産は、お金と同様に適切に管理/保管されるべきものです。
  • 文書を共同作成しましょう。
    Googleドキュメントや
    Googleスブレッドシートは、複数ユーザで同時編集が可能です。
    複数の職員で何かを決める際には、その場で文書も作ってしまいましょう!
    議案をリアルタイムに文書化することで、問題が整理/可視化されて より的確な結論を導き出しやすくなります。
  • アイデアを文書化しましょう。
    頭の中で描いているアイデアを取り出して、
    文書化してみましょう。
    それは、現場の担当者が抱えている問題の解決案かもしれません。
    あるいは経営者のビジョンや戦略、志かもしれません。
    G Suiteでは、画像や表、グラフを使った表現力豊かな文書を作成でき、それを直ぐに共有あるいは公開することが可能です。 
    アイデアの文書化は、アイデアを具現化するための最初の一歩の作業となります

導入のインパクト
非営利団体におけるG Suite導入の効果は「インターネットの活用」よりもむしろ「グループウェアの採用」によるものが大きいように思います。
グループウェアは1990年頃から大手企業を筆頭に導入が進められてきました。
導入の主な目的は「コミュニケーションを活性化」「組織内の情報を共有化」「共同作業の支援」「業務を効率化」にあります。
常に他社との競争に晒される企業は、市場を的確に捉えて経営のかじ取りをするためのツールの1つとしてグループウェアを活用してきました。
問題解決のヒントの多くは自身の中にあるからです。
この考え方は、非営利団体においても言えることです。
世の中の期待に応えるために自分たちが何をするべきか? その答えは職員やボランティア・スタッフが持っているかもしれません。
それらを引き出し、活用するのに必要なのは、風土と仕組みです。
非営利団体が永きに渡り事業を継続するために、自らの組織と向き合い、課題を見つけて解決方法を導く・・・ そのためのツールとしてG Suiteをご活用下さい。

セキュリティ
世界最大級のデータセンターを保有するGoogleは、世界で最もセキュアで安定したサービスを提供しています。.
システムの冗長化、分断/分散化したデータ保管、監視システム、人的資源等のあらゆる面から、 Googleは世界で最も安全な場所と言えます。